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Mapeamento de Processos

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A maioria das empresas organiza-se em grupos funcionais verticais (setas em azul na figura abaixo), com setores agrupados por semelhança de atividades…

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… enquanto os processos, informações e subprodutos, fluem na horizontal (setas em vermelho na figura abaixo).

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Um fluxo de trabalho horizontal, combinado com uma organização vertical gera uma série de dificuldades. É exatamente nas interfaces da estrutura organizacional vertical com o fluxo de trabalho horizontal que encontramos os pontos vitais para executarmos a gestão dos processos. Estas interfaces entre os departamentos podem ser os pontos fortes ou fracos na execução dos processos em uma organização. O mapeamento dos processos nos ajuda a entender a sequência de atividades em cada processo interno da organização. É importante que se entenda que as decisões tomadas em um departamento influenciam no processo e consequentemente têm implicações nos outros departamentos.

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Representação da estrutura hierárquica dos Processos

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O processo de uma organização possui uma estrutura hierárquica que pode ser dividida em vários níveis. A quantidade de níveis depende da complexidade e do tamanho da organização, de forma a contemplarmos tudo o que é feito desde os macro-processos corporativos até os procedimentos operacionais individuais que, sendo cumpridos conforme planejados, garantirão o cumprimento da meta definida no planejamento.

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O mapeamento de processos refere-se às atividades envolvidas para definir exatamente o que uma organização faz, quem são os responsáveis, quais as atividades e padrões de um processo que deverão estar finalizadas conforme a sequência planejada, e como o sucesso de um processo pode ser determinado.

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Uma vez feito isso, não pode haver incerteza quanto às exigências de cada processo interno. Então, podemos dizer que uma ilustração dos processos foi produzida. O primeiro passo para ganhar controle sobre uma organização é conhecer e entender os processos básicos.

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A ISO 9001 exige que uma organização siga uma abordagem de processo para realizar a gestão do seu negócio, e para esse fim a criação de mapas de processos de negócios vai contribuir muito. A organização pode, então, trabalhar para garantir que os seus processos são eficazes (o processo certo é seguido pela primeira vez) e eficiente (continuamente melhorado para garantir que os processos utilizem cada vez menos recursos).

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O que é Mapa do Processo?

É uma ilustração gráfica do processo a fim de identificar o fluxo ou sequência de eventos em um processo.

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Como fazer um Mapa do Processo?

  • Defina a profundidade com que se deseja estudar o processo;
  • Determine as etapas mais importantes do processo;
  • Coloque as etapas na sequência com que ocorrem;
  • Use símbolos para representar a função de cada etapa

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O que será identificado por esta ferramenta?

  • Todas as etapas do processo que agregam ou não agregam valor;
  • Entradas principais do processo;
  • Itens de controle.

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Quais os benefícios do mapa de processo?

  • As pessoas com maior conhecimento sobre o processo começam a trabalhar juntas;
  • Identificação de oportunidades para eliminar etapas, principalmente as que não agregam valor;
  • Identificar gargalos.

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O objetivo principal do mapeamento de processos é ajudar as organizações a se tornarem mais eficientes. Um mapa de processo claro e detalhado permite que empresas de auditoria externa possam entrar e constatar se as melhorias propostas poderão ser feitas no processo atual.

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O mapeamento de processos tem um objetivo específico, e ajuda a medir e comparar esse objetivo junto com os objetivos da organização inteira, para se certificar de que todos os processos estão alinhados com os valores e capacidades da organização.

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Na realização de um projeto Seis Sigma, a equipe usa o mapeamento dos processos como uma série de fluxogramas multifuncionais.

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A AdvanceConsultoria.com ajuda você a avaliar e escolher, dentre as metodologias e ferramentas de gestão disponíveis, quais são as mais adequadas para o momento e necessidades que a sua organização está vivenciando, de forma a fazer com que estas ferramentas selecionadas possam efetivamente cumprir, de forma plena, as expectativas e objetivos da sua organização.

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