Foque no que é importante, não no urgente

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Pessoas muito ocupadas têm duas opções quando decidem como os seus dias úteis serão: podem escolher se serão reativas às demandas urgentes em seu tempo, ou proativas focando no que elas decidem ser importante. A única maneira de realmente concluir as coisas é abrandar o urgente para trabalhar no importante.

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Vamos diferenciar o que eu chamo urgente e importante.

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As tarefas urgentes incluem coisas como um email exaltado que precisa de uma resposta AGORA; um pedido repentino que necessita de uma decisão em apenas dois minutos, mas que frequentemente a tomada de decisão leva uma hora; um relatório que você tem que preparar às pressas antes de uma reunião. Na maioria das vezes o urgente significa apagar incêndios, ações que acabam se tornando inúteis, ou tarefas que você prefere fazer primeiramente porque elas intimidam menos do que sua lista atual de tarefas. As avaliações de desempenho dos executivos de uma organização são compostas de coisas importantes, cujos resultados são vitais para eles e para a organização, e não de coisas urgentes.

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As tarefas urgentes são geralmente de curto prazo e nós somos atraídos para elas porque nos mantêm ocupados e nos fazem sentir necessários (se nós somos pessoas ocupadas, nós devemos ser pessoas importantes).

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Mas, ao lidar com uma fonte contínua de tarefas urgentes você ficará pressionado até o fim do dia, e desejará saber para onde foi todo o seu tempo, olhando fixamente para o trabalho incompleto que você já deveria ter terminado.

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O trabalho importante move você e o seu negócio na direção dos seus objetivos. Porém, as tarefas importantes não nos dão o mesmo pico de adrenalina que as demandas urgentes fazem. As tarefas importantes podem nos fazer pensar em objetivos de longo prazo, pensar sobre onde você deve e quer estar, e nos leva a cumprir aquele trabalho duro que nos faz sentir cansados e entediados. No nível pessoal, uma coisa importante é poder reservar um tempo para fazer a ginástica diária. No nível profissional, uma coisa importante é poder fazer o seu planejamento anual, quebrando-o em resultados trimestrais e mensais, e avaliar o seu desempenho atual em relação ao do ano passado. (Não permita que o mero pensamento de ir à ginástica, ou de decidir os seus objetivos do ano, induzam-no a verificar antes a caixa de entrada do seu email. Ainda, que isso o ajude a encontrar os seus objetivos.)

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Se o seu local de trabalho incentiva a vibração desenfreada da corrida das galinhas sem cabeças, e da urgência constante, poderá ser impossível focar no que é importante contra o que é urgente. Mesmo com a consciência da diferença que algumas técnicas simples podem ajudar.

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Escolha três tarefas importantes para terminar a cada dia. Escreva a lista em uma tira de papel e mantenha-a visível em sua mesa. Quando você tiver um tempinho, em vez de verificar o seu email, olhe para a lista e trabalhe em um de seus itens. Mantenha a lista com apenas três itens, e veja quantos você consegue terminar.

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Desligue o seu correio de mensagens eletrônicas. Desligue o seu Outlook.  Desligue as notificações de novas mensagens em seu Blackberry, faça o que for necessário fazer para que você não seja interrompido por um email. Quando você decide trabalhar em uma de suas tarefas importantes, dê-se uma hora pelo menos, sem interrupção, para poder terminá-la.  Se a Web for uma grande tentação, desconecte o seu computador da Internet durante essa hora.

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Marque uma reunião semanal de uma hora com você mesmo. Agende essa reunião em seu calendário, e não registre outra reunião sobre ela. Trate-a com o mesmo respeito que você trataria uma reunião com o seu chefe. Se você não tem uma porta em sua sala, ou você trabalha em um local aberto que fica constantemente ocupado, agende uma sala de reunião para a sua reunião. Vá para lá para ficar sozinho. Traga a sua lista de tarefas, um calendário, e gaste tempo revisando as tarefas que você terminou na semana passada, e o que você quer que esteja concluído na próxima semana. Este é um bom momento para você escolher as suas três tarefas importantes diárias.

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Fonte: Gina Trapani, do livro “Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better” (Wiley, March 2008).
Tradução: Maurício Miranda Filho

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